Kanban es una metodología de gestión de proyectos y tareas que surgió en el sistema de producción de Toyota en la década de 1940.
El concepto «Kanban» proviene del japonés y significa «tarjeta visual» o «tablero visual». Es una herramienta visual que ayuda a las organizaciones a gestionar el trabajo, optimizar los procesos y mejorar la eficiencia.
¿Cómo Funciona la Metodología Kanban?
La metodología Kanban utiliza un tablero visual, conocido como «tablero Kanban», que está dividido en columnas que representan diferentes etapas de un proceso.
Las tareas o elementos de trabajo se representan mediante tarjetas, que se mueven a través de estas columnas a medida que avanzan en el flujo de trabajo.
Un tablero Kanban típico está formado por tres columnas principales: «Por hacer», «En progreso» y «Hecho». Sin embargo, se pueden añadir más según las necesidades del equipo o proyecto.
A diferencia de la metodología Scrum, que estructura el trabajo en sprints o iteraciones, Kanban permite un flujo continuo de tareas, lo que ofrece flexibilidad para adaptarse a cambios imprevistos.
El objetivo principal es visualizar el trabajo, limitar la cantidad de trabajo en curso y maximizar la eficiencia mediante la identificación y eliminación de cuellos de botella en el proceso.
Los Principios Kanban
Este método tiene cuatro principios:
- Comenzar con lo que haces ahora: No requiere cambios radicales en el proceso actual. Se puede implementar de manera gradual, permitiendo que los equipos comiencen con su flujo de trabajo existente y lo mejoren progresivamente.
- Aceptar el cambio incremental y evolutivo: Promueve la mejora continua a través de cambios pequeños y graduales.
- Respetar el proceso actual, los roles, las responsabilidades y los títulos: Respeta la estructura organizacional existente y no requiere que se redefinan roles o responsabilidades.
- Fomentar el liderazgo en todos los niveles: Anima a todos los miembros a participar en la identificación de problemas y en la propuesta de soluciones.
Prácticas de la Metodología Kanban
Se estructura con seis prácticas:
- Visualizar el flujo de trabajo: Utilizar un tablero Kanban para representar visualmente todas las tareas y su estado actual. Esto ayuda a todos los miembros del equipo a comprender el progreso y los cuellos de botella.
- Limitar el trabajo en curso (WIP): Tener límites claros sobre la cantidad de trabajo que se puede realizar en cada etapa del proceso. Esto ayuda a reducir el multitasking y mejorar la concentración en los objetivos.
- Gestionar el flujo: Supervisar y gestionar el flujo de trabajo para asegurar que las tareas se muevan de manera eficiente a través del proceso. Identificar y eliminar cualquier problema que ralentice el progreso.
- Hacer políticas de proceso explícitas: Definir y documentar claramente las políticas y reglas del proceso. Esto asegura que todos los miembros del equipo comprendan y sigan las mismas directrices.
- Implementar ciclos de retroalimentación: Establecer reuniones regulares para revisar el progreso, discutir problemas y buscar oportunidades de mejora. Las reuniones diarias (stand-ups) y las revisiones periódicas son ejemplos de ciclos de retroalimentación.
- Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente: Fomentar un ambiente de mejora continua mediante la colaboración y la experimentación. Utilizar datos y métricas para guiar las decisiones de mejora.
Cómo Implementar la Metodología Kanban
Implementar Kanban implica varios pasos. Primero, crear un tablero Kanban, diseñando uno que refleje el flujo de trabajo del equipo, comenzando con las columnas básicas y ajustándolas según sea necesario.
Luego, se deben identificar las tareas, desglosando el trabajo en tareas individuales y representándolas con tarjetas. También hay que establecer límites de WIP, definiendo la cantidad de trabajo permitida en cada columna para evitar la sobrecarga.
Además, se deben hacer políticas claras, documentando las reglas y políticas del proceso para asegurar una comprensión común. Es importante monitorear y ajustar el flujo de trabajo regularmente, realizar reuniones de retroalimentación y ajustar el proceso basado en los datos y las métricas obtenidas.
Por último, se debe fomentar la mejora continua, involucrando a todos los miembros del equipo en la identificación de problemas y en la propuesta de soluciones para mejorar el proceso continuamente.
Ventajas y Desventajas de la Metodología Kanban
Ventajas
- Visibilidad y transparencia: Proporciona una visión clara del progreso del trabajo y de los cuellos de botella, hace más fácil tomar decisiones informadas.
- Flexibilidad: Permite adaptarse fácilmente a cambios en las prioridades y en el flujo de trabajo sin necesidad de revisiones drásticas.
- Mejora continua: Fomenta un ambiente de mejora continua con cambios incrementales y feedback regular.
- Reducción del WIP: Ayuda a limitar el multitasking y a concentrarse en completar tareas antes de iniciar otras.
Desventajas
- Resistencia al cambio: Puede encontrar resistencia en equipos acostumbrados a métodos más tradicionales.
- Requiere disciplina: Mantener los límites de WIP y seguir las políticas del proceso puede ser complicado sin una supervisión constante.
- No es una solución instantánea: Los beneficios de Kanban pueden tardar en manifestarse y requieren compromiso y constancia.
La metodología Kanban es una herramienta poderosa para la gestión de proyectos y tareas que promueve la visualización del trabajo, la limitación del trabajo en curso y la mejora continua. Y a diferencia de la metodología Agile, Kanban no prescribe iteraciones o sprints fijos, lo que permite una mayor flexibilidad y adaptación continua a los cambios, sin la necesidad de una planificación estricta y programada.
